Національний Темпус-офіс
в Україні

Звертаємо увагу проектних комад програми Темпус на те, що моніторинг є обов’язковим етапом циклу управління проектом; його призначення – відстеження результатів та прогресу у виконанні проекту для своєчасного покращення процесу його виконання. 

Моніторинг – це важливий і обов’язковий етап у процесі реалізації проекту. Моніторинг включає збір, обробку, аналіз та використання інформації, що  здійснюються з метою вимірювання досягнень і прогресу в реалізації проекту або визначенні ризиків і проблем у процесі його впровадження. Моніторинг допомагає виявити уразливі  ланки та слабкі місця у реалізації проекту, привернути до них увагу відповідальних працівників з метою вказати, на чому слід зосередити зусилля, внести зміни до графіку робіт, змінити тактику.

Моніторинг здійснюється на основі логіко-структурної матриці проекту – це допомагає комплексному відстеженню процесу його реалізації: як використовуються ресурси, які заходи було здійснено, чого вдалося досягти, чи користуються здобутки (продукти або послуги) проекту попитом у бенефіціарів, чи відчутний вплив проекту на ситуацію в цілому і т.п.  

Зібрана в процесі моніторингу інформація має бути донесена до сторін, безпосередньо чи опосередковано відповідальних за успішність проекту Темпус: керівника проекту, партнерів, Національного Темпус-офісу, куратора проекту Темпус у Виконавчіому агенстві з освіти, аудіовізуальних засобів та культури. Кожна з сторін,  відповідальних за  виконання проекту, потребує специфічної інформації, за загальної умови, що інформації не повинно бути більше, ніж потрібно.

Так, команда проекту Темпус великою мірою зацікавлена у своєчасному проведенні запланованих заходів, ощадливому використанні виділених коштів, високій якості продуктів чи послуг, що пропонуються у рамках проекту Темпус. Моніторинг – це постійна функція команди проекту; заходи з моніторингу закладаються до плану реалізації проекту, є його невід’ємною складовою та втілюються у життя паралельно із виконанням запланованих заходів.

Політики й посадовці у Брюсселі зацікавлені в тому, щоб Програма Темпус в цілому та її кожний окремий проект досягли запланованих результатів, сприяли очікуваним змінам, позитивно вплинули на суспільні настрої, ситуацію у галузі тощо. Працівники Національного Темпус-офісу, які також залучені до моніторингу проектів Темпус, звертатимуть увагу на результати, їхню відповідність національним потребам і пріоритетам у реформуванні освіти, їхнє суспільне значення, підтримку проекту з боку  його бенефіціарів, інших заінтересованих сторін (стейкхолдерів); сталість і тривалість змін після закінчення проекту.   

Моніторинг, що його постійно здійснює команда проекту Темпус, має назву внутрішнього. Рекомендації з проведення внутрішнього моніторингу проекту Темпус  включені до загальних рекомендацій з проектного менеджменту, підготовлених Виконавчим агенством з освіти, аудіовізуальних засобів та культури.  Також, рекомендуємо скористатися презентацією «Вступ до моніторингу: управління циклом політики / програми / проекту», підготовленою в рамках проекту ЄС «Підтримка у виконанні Угоди про партнерство та співробітництво».  

Моніторинг, який здійснюється зовнішніми експертами, на запрошення Європейської Комісії, характеризується як зовнішній; той, який проводить команда Національного Темпус-офісу в Україні, позначається як польовий (виїзний) моніторинг. Зовнішній і польовий моніторинг забезпечують більш об’єктивний аналіз інформації, дозволяють отримати корисні рекомендації від незалежних експертів, які  розглядають проект ззовні, відслідковують його успіхи й досягнення неупереджено й безпристрасно.

За своїм змістом і внутрішній, і зовнішній моніторинги повинні бути спрямованими на результат (result-oriented monitoring) та спиратися на  об’єктивно вимірювані показники – лише вони дозволять об’єктивно оцінити результати проекту. Об’єктивно вимірювані показники повинні бути такими, щоб допомогти визначити кількість і якість вироблених у процесі реалізації проекту освітніх послуг і продуктів; час, необхідний для досягнення  очікуваних результатів; ступінь/міру передбачуваного впливу. Якщо результати не визначені або не представлені у формі об’єктивно вимірюваних показників, неможливо з’ясувати,  чи успішно реалізовується проект.

Презентація з моніторингу (ЕАСЕА).